ACUERDO No. 060
(30 de octubre de 2001)
POR EL CUAL SE
ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS
ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.
CONSIDERANDO:
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades
de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento
bajo los principios que rigen la Administración Pública.
Que la Ley 80 de
1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de
fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994,
adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer
archivístico.
Que la Ley 594 de 2000
tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General
de la Nación.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de
certificación.
Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de
Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las
tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad
del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el
acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva
Presidencial No. 02 del 2000.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones,
procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y
avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y
adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los
procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
ACUERDA:
ARTICULO
PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a
las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con
los programas de gestión documental, para la producción, recepción,
distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
ARTICULO SEGUNDO:
Definiciones. Para los
efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:
Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos
electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura
orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter
privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo
del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información
generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con
todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el
funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento
por medio del cual, las entidades
asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el
documento.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento
por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria,
Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación,
Nombre del funcionario responsable del
trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series y sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el
tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
Las tablas de retención pueden ser generales o específicas
de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a
documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas
hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
ARTICULO TERCERO:
Unidades de Correspondencia:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su
estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación,
integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión ,
centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de
correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una
misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan
en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada
sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el
control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal
suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan
recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de
carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax,
correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rigen la administración pública.
ARTICULO CUARTO:
Firmas responsables: Toda
entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados
para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la
institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto
cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que
cumplan con lo establecido.
ARTICULO QUINTO:
Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la
radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la
actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de
radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la
numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos;
cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se
le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación
consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
PARAGRAFO: Cuando existan errores en la
radicación y se anulen los números, se
debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del
Jefe de la unidad de correspondencia.
ARTICULO SEXTO:
Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser
consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de
llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán
responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren
los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas
las disposiciones establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará
constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está
asignada la función de numerar los actos administrativos.
ARTÍCULO SÉPTIMO:
Comunicaciones internas: Para
las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos
que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los
códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan
la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
ARTICULO OCTAVO
:Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas,
formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la
recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y
dispondrán de servicios de alerta para el
seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
ARTICULO NOVENO :
Conservación documental: Las
entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación,
para ello deben incluir en sus programas
de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren
la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se
requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los
soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los
soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas),
características dimensionales, físicas y magnéticas”.
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje
entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de
pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “ Papel para
documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las
tintas de impresión deben poseer
estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar
modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios
magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con
su preservación y debe producirse en
formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y
reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la
información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la
reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de
almacenamiento y formatos de grabación de la información.
ARTICULO DECIMO:
Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las
instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos,
el destino y los datos de origen del
ciudadano o entidad
que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación
del mismo.
PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté
firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido,
se considerará anónima y deberá
ser remitida sin radicar, a
la oficina de su
competencia, donde se determinarán las
acciones a seguir.
ARTICULO DÉCIMO
PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se
elaborarán en original y máximo dos
copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie
respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos
correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de
correspondencia, por el tiempo establecido en
su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios
destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
ARTICULO DÉCIMO
SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se
tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las
series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva
radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los
lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su
administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax,
papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su
permanencia y durabilidad.
ARTICULO DÉCIMO
TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que dispongan de
Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y
asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de
correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento
de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos
del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las
disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
ARTICULO DÉCIMO
CUARTO: Imagen corporativa: Con
el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades
establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios,
cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes
para el efecto.
La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el
número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la
página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
ARTICULO DÉCIMO
QUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario
de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los
ciudadanos.
ARTÍCULO DÉCIMO
SEXTO: El presente
Acuerdo rige a partir de su expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá a los treinta
(30) días del mes de octubre del
año dos mil uno (2001).
ARACELI MORALES LÓPEZ
Presidente
ELSA MORENO SANDOVAL
Secretario Técnico